Электронные трудовые книжки с 2020 года

В наступившем году в России планируется введение в оборот электронных трудовых книжек (ЭТК). Закон, регулирующий вопросы связанные с ЭТК был утвержден Президентом РФ В. Путиным 16.12.2019 года, и уже вступил в силу.

В соответствии с его положениями, на работодателей возлагается обязанность по электронному формированию сведений, связанных с периодами работы и кадровыми перемещениями. От хозяйствующих субъектов требуется проявление максимального уровня внимательности к данной процедуре, поскольку вышеуказанные данные служат для формирования информационной базы ПФР.

Что это такое?

Электронные трудовые книжки являются аналогом бумажных документов. Их основное отличие – исключительно цифровая форма, иначе говоря, у них отсутствует физический носитель. Информация, содержащаяся в ЭТК доступна гражданам в электронном виде на сайтах ПФР или Госуслуг. Помимо этого, доступна возможность запросить данные в бумажном варианте (в виде выписки) через учреждение, в отделениях ПФР или МФЦ. При оформлении и использовании ЭТК следует учитывать следующие моменты:

1. На работодателей возлагается обязанность не позднее 30.06.2020 г. уведомить сотрудников об обязательности подачи заявления.
2. В данном документе сотрудник должен указать, какую форму ведения трудовой он выбирает – бумажную или электронную. Он должен быть подан не позднее 31.12.2020 г. В случае, если заявление не было подано, на организацию возлагается обязанность по ведению трудовой в обеих формах.
3. В случае, если трудоустройство гражданина после 01.01.2021 г. происходит впервые, предусмотрено оформление только электронной книжки.
4. Информация, содержащаяся в ЭТК, относится к персональным данным. В случае их разглашения на предусмотрено возложение ответственности на работника, отвечающего за ведение ЭТК.
5. Для отправки сведений для ЭТК работодатели должны пользоваться тем же способом, которым отправляется и другая отчетность в ПФР.
6. Данные из электронных и бумажных трудовых будут аналогичными.
7. Хранение заявлений об оформлении электронных или бумажных трудовых будет осуществляться в ПФР. В случае смены гражданином места работы, данный документ будет подтверждать его право на ведение книжки в бумажном виде.
8. Устраиваясь на новую должность, гражданин будет иметь право на предъявление новому руководителю сведений о предыдущей работе как в электронной, так и в бумажной форме. Такие данные будут использоваться организацией для кадрового учета.
9. В случае увольнения сведения, касающиеся периодов работы, будут выдаваться гражданам или в электронной, или в бумажной форме.
10. ЭТК не будет содержать сведений о поощрениях.

Плюсы и минусы

Использование ЭТК имеет следующие плюсы:

1. возможность быстрого и удобного получения работниками сведений, касающихся периодов работы;
2. уменьшение количества ошибочных, недостоверных или неточных сведений;
3. возможность дистанционного устройства на работу;
4. снижение расходов, которые несут работодатели при приобретении, ведении и хранении трудовых книжек;
5. возможность использования сведений из ЭТК с целью заказать госуслуги или удаленно оформить пенсию;
6. получение работодателями и сотрудниками госструктур возможности для проведения аналитической обработки информации о работе граждан;
7. высокая степень сохранения и защиты данных. 

Наряду с положительными, использование ЭТК имеет и отрицательные моменты:

1. возможность сбоя и утраты данных в системе ЭТК;
2. возможность утраты сведений в случае неправильного внесения данных, при этом для их подтверждения потребуются бумажные носители (трудовая книжка, трудовой договор);
3. учитывая, что уровень оцифровки информации в обществе сравнительно невысок, не у всех людей есть возможность получения сведений с помощью компьютера или иных устройств;
4. увеличение объема труда сотрудников кадровых служб в случае ведения книжек в обеих формах;
5. на бухгалтеров или кадровиков будет возложена обязанность по подаче в ПФР нового отчета СЗВ-ТД.

Как выглядят?

В ЭТК будут содержаться те же сведения, что и в их бумажных аналогах, а именно данные о:

1. гражданине;
2. датах кадровых перемещений;
3. месте, где лицо исполняло трудовые обязанности;
4. видах кадровых перемещении;
5. должностях, профессии, специальности, квалификации;
6. реквизитах документов, послуживших основанием для кадровых мероприятий;
7. причинах прекращения трудового договора. 

Физический носитель для ЭТК применяться не будет, а для хранения сведений будет использоваться информационная база ПФР. Однако при возникновении потребности граждане будут иметь возможность для заказа или распечатки этих данных в форме выписки. Она будет содержать всю информацию, включенную в электронную трудовую. 

Способы введения в кадровую практику

Введение ЭТК в кадровую практику будет осуществляться в несколько этапов:

1. внесение изменений в локальные документы организации. При этом сведения, находящиеся во внутренней документации должны быть дополнены информацией, связанной с электронным кадровым учетом. При наличии в организации профсоюза, необходимо согласование с ним изменений;
2. доведение до сведения работников информации о внесении изменений. Они должны быть извещены о необходимости подачи заявления о ведении книжек в бумажной или электронной форме до 30.06.2020 г. Информация должна быть передана сотрудникам в письменной форме на самостоятельно разработанном бланке извещения;
3. принятие от работников заявлений о форме ведения книжек вплоть до 31.12.2020 г. Допускается произвольная форма заявления или подаче его на разработанном бланке;
4. передача сотрудникам под роспись их бумажных книжек в случае их согласия на ведение их только в электронном виде после 31.12 2020 г. В трудовых должна быть проставлена отметка о подаче сотрудникам заявления на оформление ЭТК;
5. периодическая передача организацией отчетов СЗВ-ТД. При этом документация должна будет передаваться каждый месяц не позднее 15-го числа (с 01.01.2020 г.) и на следующий рабочий день после поступления на работу или увольнения (с 01.01.2021 г.);
6. в случае увольнения работнику на руки будет выдаваться СЗИ-ТД. Данный документ будет содержать все сведения, касающиеся работы гражданина именно в данной организации. 

Правила ведения

На работодателя в целях ведения ЭТК возлагается обязанность по направлению сведений в ПФР. Это информация о принятых на работу или уволенных гражданах, а также о переведенных лицах.

Основанием для передаваемых сведений будет служить отчет СЗВ-ТД, бланк которого на сегодняшний день находится в процессе обсуждения. Разработка типовой формы со стандартными графами для заполнения уже завершена.

Затем будет осуществляться загрузка данных, переданных на основании СЗВ-ТД в информационную базу ПФР. При этом строка, в которой можно сделать отметку о типе отчетности – исходной, дополнительной, отменяющей (например, как в СЗВ-М) в отчете отсутствует. Существует вероятность добавления такой строки в отчет в будущем

Что нужно знать работодателю?

Чтобы правильно строить отношения с ПФ в сфере ведения ЭТК работодатель должен принимать во внимание следующие важные обстоятельства:

1. необходимо обеспечение технической готовности организации, как к обработке данных, так и к передаче их в ПФР;
2. на сегодняшний день программа 1С не предусматривает функцию формирования отчета СЗВ-ТД, по причине отсутствия утвержденного бланка;
3. предусмотрено право работников на выбор формы ведения трудовой. У работодателя отсутствует право на принуждение их к оформлению ее только в электронном виде, несмотря на удобство и более низкие расходы;
4. вопрос об ответственности работодателей, не предоставивших отчет СЗВ-ТД, еще не решен. Предполагается, что во время переходного периода она налагаться не будет, а после полного перехода на ЭТК будет разработана система штрафов за нарушение закона.

Что нужно знать кадровику? 

Введение ЭТК увеличит объем работы кадровиков, так как им потребуется осуществлять ведение трудовых в двух формах. При этом они должны будут принимать в расчет наличие у них обязанностей, связанных с ведением кадрового учета в электронной форме, формированием отчетности и представлением ее в ПФР.

На работников кадровых служб будет возложена обязанность по проведению разъяснительной работы с гражданами, поскольку не каждый из работников в полной мере осознает, с какой целью введены ЭТК и для чего они будут использоваться. Помимо этого, они будут оказывать помощь в написании заявлений и напоминать о времени их передачи, если по каким-либо причинам работники не передадут документы.

Форма ведения кадрового учета останется прежней, иначе говоря, будут составляться документы, аналогичные составляемым до введения ЭТК. Но при этом от кадровиков потребуется проявление повышенного внимания, так как сведения, направляемые ими в ПФР будут влиять на срок стажа граждан, необходимый для дальнейшего назначения пенсий.

Автор статьи

Дмитрий Леонов

Стаж работы 15 лет, специализация - жилищные, семейные, наследство, земельные, уголовные дела.

Рейтинг автора

721

Написано статей

712

Об авторе

Полезная информация по трудовым спорам

• Работодатель не отдает трудовую книжку, что делать?
• Куда обращаться, если не платят зарплату?
• Что делать, если работодатель принуждает уволиться?
• Можно ли оспорить увольнение за прогулы?
• Может ли мужчина уйти в декретный отпуск?
• Что делать при незаконном увольнении с работы?
• Могут ли уволить по выходу из декретного отпуска?
• Как взыскать с работника материальный ущерб через суд?
• Какие есть виды удержаний из заработной платы по ТК РФ?
• Как пожаловаться на работодателя в трудовую инспекцию?
• Как правильно написать исковое заявление в суд на работодателя? Образец и порядок действий
• Работодатель нарушает Трудовой Кодекс: куда жаловаться?
• Как доказать, что работодатель платит серую зарплату?
• Что делать, если работодатель удерживает зарплату?
• Какая положена компенсация за задержку заработной платы и как ее получить?
• Электронные трудовые книжки с 2020 года