Скачать Дефектный акт
Скачать образец
Бесплатная горячая линия
(Москва и регионы РФ)
Техническое оборудование имеет свойство устаревать. Для руководства компаний важно узнавать обо всех дефектах, неисправностях и поломках основных средств. Причем как можно скорее. Поэтому для таких целей составляется дефектный акт – учетный документ. На его основе принимается решение о ремонте или списании материальных ценностей. Но это произойдет только в том случае, если акт дефектовки будет составлен правильно. Иногда с этим возникают сложности.
Что из себя представляет?
Это документ первичного бухгалтерского учёта, который фиксирует недостатки, дефекты и поломки оборудования и техники. Если вкратце, то дефективный акт – это таблица с экспертными выводами. Необходим в компаниях, которые располагают оборудованием, техникой и прочими устройствами.
Составление акта дефектовки целесообразно в следующих ситуациях:
- При приемке оборудования;
- При введении техники в эксплуатацию;
- В период плановой или внеплановой инвентаризации;
- При осмотре;
- В случае выявления сбоев в работе технических устройств.
Поскольку акт нужен для возможного ремонта или списания техники, его составляют крайне внимательно. Если допустить неточности, могут возникнуть проблемы с Налоговой. Например, ФНС обнаружит нарушения в учете расходов на ремонт. В таком случае налогоплательщику грозит доначисление налогов, а также штрафы – в силу ст. 54 НК РФ.
Разновидности дефектного акта
Недостатки могут возникают в разных обстоятельствах, в связи с чем будет отличаться и назначение дефектовки.
Выделим три разновидности:
- Дефектный акт на списание
Физический износ, неустранимая поломка или моральное устаревание техники требуют замены. Неисправное оборудование подлежит не ремонту, а полному списанию, т.е. утилизации – о чем составляется дефектный акт с соответствующим заключением. Здесь указывают цену списанных ценностей, поскольку это убытки компании. Например, могут списать автомобиль, который побывал в ДТП и не подлежит восстановлению.
- Дефектный акт на текущий ремонт
Составляется в случаях, когда неисправности оборудования могут быть устранены. Обычно для этого требуются работы по восстановлению. Тогда в дефектном акте фиксируют поломки, а также указывают способы их устранения. Например, в случае проблем с жёстким диском компьютера, может потребоваться замена блока магнитных головок – что является ремонтом.
- Дефектный акт на строительные работы
Указывает на выявленные недочеты при возведении объекта. Инициатором составления акта может быть заказчик, об этом прописывают в договоре с застройщиком или подрядчиком. На основании дефектного акта формируются смета, акт выполненных работ, списание стройматериалов и т.д.
Кто составляет?
Дефектовка проводится при участии целой комиссии. Старт техническому осмотру дает руководитель компании в лице директора. Он издает приказ, в соответствии с которым формируется состав и работа комиссии.
Кто входит в состав экспертной комиссии:
- Директор или его заместитель;
- Представитель от бухгалтерии (в идеале – главбух);
- IT-специалист или техник – занимается осмотром и разбором оборудования с целью выявления дефектов и неполадок;
- Материально ответственное лицо (сотрудник фирмы);
- Приглашенные эксперты, например – из сторонних компаний.
Также по желанию при составлении дефектного акта могут присутствовать покупатели, подрядчики, поставщики, ремонтники, юристы и иные заинтересованные лица.
Как правильно заполнить дефектный акт?
Переходим к обзору самого акта, который составляется по особому регламенту.
Форма
Разрешается использовать унифицированную форму Акта о выявленных дефектах оборудования (№ ОС-16). Это двухсторонний бланк для заполнения исходными данными. Её разработал Госкомстат.
Однако такая форма может подойти не во всех случаях. Поэтому компании могут разрабатывать собственные акты по внутренним шаблонам. Главное, чтобы это был формат А4 с основными пунктами. Не важно, в виде таблицы или в виде списка дефектов.
Содержание
Требования к содержанию документов первичного бухгалтерского учёта можно найти в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402.
Обязательные пункты дефектного акта:
- Наименование предприятия, ФИО и должность руководителей;
- Дата и номер приказа – если форма утверждена по локальным шаблонам организации;
- Дата проведения осмотра;
- Состав комиссии (пофамильно с указанием должностей);
- Объект (-ы) проверки: название, серия, код, идентификационный номер, дата выпуска и т.д.
- Перечень дефектов: единицы измерения, количество (шт.), степень серьезности, а также подробное описание неисправностей без двусмысленных трактовок;
- Способы устранения дефектов и/или списание техники;
- Экспертное заключение комиссии – нужно ли производить ремонт или требуется полное списание техники.
- Рекомендации к восстановлению объектов;
- Подписи членов комиссии (с расшифровками). С 2016 года проставление печати необязательно. Достаточно подписей.
Для отчёта дефектный акт сопровождают приложениями. Это могут быть фото, документы на технику, инструкции и прочее. Обязательным приложением является приказ руководителя о созыве комиссии.
Что делать после составления дефектного акта?
Составленный акт ляжет в основу дальнейших шагов по восстановлению или списанию оборудования. Если требуется ремонт, придется оформлять смету – впоследствии ее должен подписать руководитель компании. Если ремонт невозможен, технику сдают на утилизацию. На эти действия также нужно разрешение от директора компании.
Иногда кто-то из членов комиссии, чаще ответчик, не согласен с выводами. В таком случае нужно отразить в дефектном акте своё видение, а затем поставить подпись. На этом основании можно обжаловать документ в судебном порядке. При осмотре техники на предмет неисправностей желательно присутствие юриста.