Акт об уничтожении документов

Для всех документов, оформляемых в организациях, есть определенные сроки хранения. Когда срок истечет, компания может передать документацию в архив, либо уничтожить ее в присутствии комиссии и с оформлением акта. Процесс уничтожения документов сопровождается защитой информации и персональных данных, перепроверкой истечения сроков хранения. Акт по итогам процедуры подписывается всеми членам комиссии, утверждается руководителем.

Что такое акт об уничтожении документов

Ряд документов, имеющих юридическую силу, необходимо хранить постоянно. По мере необходимости, они могут передаваться в централизованные или собственные архивы, оцифровываться с внесением информации в базы данных. Однако большинство документов утрачивается свое значение достаточно быстро. Как только истекут регламентированные сроки хранения, их можно уничтожить.

Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации. Обычно планы по уничтожению документации готовят структурные подразделения в пределах своей компетенции. Для некоторых видов бланков и форм необходимо соблюдать специальные правила уничтожения. Например, в организациях, работающих со сведениями гостайны или с персональными данными граждан, утверждены специальные регламенты.

Когда необходимо оформить акт на уничтожение документов

После уничтожения документов этот факт подтверждается комиссионным актом. Уничтожение может потребоваться в следующих случаях:

1. после истечения сроков хранения документации;
2. при ликвидации организации, если закон не обязывает ее сдавать документы в архив;
3. после перевода документации в электронный формат, если хранение письменных бланков не требуется.

Специальным случаем является уничтожение поврежденных или ошибочно оформленных форм и справок. Если для них выпускались типографские бланки строгого образца, в акте будут переписаны номера и серии каждого из них. В этом случае акт будет использовать как отчетный документ.

Особенности процедуры уничтожения документов

Организация может сама определить порядок уничтожения своей документации. Однако для государственных и муниципальных структур эти правила утверждены нормативными актами, стандартами ГОСТ. Вот основные нюансы, по которым проводится процедура:

1. на предприятии может быть создана постоянно действующая комиссия по уничтожению, либо она будет создана по мере необходимости;
2. для бюджетных учреждений в состав комиссий могут входить сотрудники вышестоящих организаций;
3. организация может разрабатывать календарные планы по уничтожению документации (например, 1 раз в год, чаще или реже);
4. в состав комиссии обязательно включаются лица, ответственные за ведение и хранение документации (например, сотрудники делопроизводства или кадровой службы).

Важно правильно определить срок, по истечении которого можно приступать к уничтожению. Если сделать это раньше времени, виновные лица будут привлечены к административной или уголовной ответственности. Также наказание может грозит за разглашение конфиденциальных и персональных данных, сведений государственной и коммерческой тайны.

Уничтожение может осуществляться собственными силами предприятия, либо по договору со специализированной компанией. В первом случае может использовать сжигание, разрезание шредерами или другими техническими средствами. Способ уничтожения будет указан в акте. Если работа поручается сторонней организации, обычно применяются промышленные методы.

Алгоритм действий при уничтожении документации предприятия заключается в следующем:

1. издается приказ о проведении процедуры, с указанием сроков, состава комиссии и перечня документации;
2. каждый документ осматривается комиссионно, заносится в специальный реестр;
3. обязательно указывается причина, по которой документ подлежит уничтожению (например, ввиду истечения сроков хранения);
4. после завершения процедура акт со всеми приложениями подписывают члены комиссии.

Чтобы акт вступил в силу, его должен утвердить руководитель. После этого процедура считается завершенной.

Оптимальным вариантом является оцифровка письменных бланков перед их уничтожением. Даже если у письменного документа истек нормативный срок хранения, он все равно может потребоваться для каких-либо нужд. Если перевод в электронный формат осуществлялся комиссией, спорных ситуаций можно избежать.

Образец и содержание акта

Единый образец акта об уничтожении документов не утвержден на законодательном уровне. Организация может сама разработать форму, скачать типовой шаблон из интернета. Для бюджетных учреждений образцы актов могут утверждаться ведомственными нормами.

В содержании акта должны быть указаны следующие данные:

1. дата и номер (если в организации ведется нумерация актов);
2. состав комиссии с указанием ФИО, должностей;
3. основания для проведения процедуры (например, реквизиты приказа руководителя);
4. сроки уничтожения (например, если процедуры проводится в течение нескольких дней);
5. реестр документации, которая была уничтожена в присутствии комиссии (указывается тип документа, количество страниц);
6. способ уничтожения, реквизиты договора со сторонней организацией (если она привлекалась);
7. подписи всех членов комиссии.

На акте ставится отметка об утверждении руководителем. По мере необходимости, на бланке проставляется печать предприятия. По итогам уничтожения определяется лицо, которое будет хранить акты.

Срок хранения акта

Стандартный срок хранения актов об уничтожении документов составляет 5 лет. Для государственных и муниципальных учреждений этот срок может быть больше. Хранение актов необходимо, чтобы избежать спорных и конфликтных ситуациях об отсутствии документации. Например, если инспекторы надзорных органов потребуют документы, актом можно подтвердить факт их уничтожения.