Акт инвентаризации

Хозяйственная деятельность предприятия или компании нуждается в учете. Ее цель – поиск расхождений по фактическому наличию товаров или обязательств с тем, что отражено в бухгалтерских документах. По результатам проверки составляется акт инвентаризации. Он является официальным документом о проведенном мероприятии и полученных итогах.

О том, что представляет собой акт проверки, какой он формы и кем составляется – мы расскажем далее.

Для чего нужен акт инвентаризации?

Государство обязывает предприятия регулярно проводить инвентаризацию активов и обязательств – это закреплено в ст. 11 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Впрочем, штрафов за неисполнение законом не предусмотрено. Поэтому некоторые ИП и организации не уделяют инвентаризации должного внимания. А зря! Мероприятие позволяет узнать, сколько у вас товаров, в каком они состоянии, нет ли убытков.

Акт инвентаризации нужен для контроля товарно-материальных ценностей (ТМЦ), денежных средств, нематериальных активов, а также задолженностей перед контрагентами или кредиторами. С помощью проверки можно узнать, соответствует ли фактическое наличие ценностей тому количеству, которое зафиксировано в бухгалтерских документах.

Где и когда используется?

По сути, акт инвентаризации нужен всем хозяйствующим субъектам: крупному, среднему и малому бизнесу. Отличий в составлении отчёта практически нет. Разница лишь в формах (ИВН) и масштабах проверок. Например, в том же магазине отчёты могут составляться в выходные дни или в обеденный перерыв – в течение пары часов. На крупном предприятии на проверку может уйти целая ночь.

Инвентаризация бывает добровольной и обязательной. В первом случае достаточно приказа директора или руководителя предприятия.

Во втором случае нужно учитывать обстоятельства такой проверки:

1. Смена материально ответственного лица, например – приход нового завскладом;
2. Подозрения на хищения или кражи;
3. Форс-мажорные ситуации и катастрофы (затопление, пожар, разрушение);
4. Ликвидация или реорганизация производства;
5. Ежегодный отчет организации о результатах деятельности.

Инициировать проверку материальных/нематериальных ценностей и обязательств может руководитель любой компании в любое время.

Кем составляется?

Один человек в составлении акта инвентаризации не участвует. Всегда назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. О том, кто войдет в их число директор или руководитель компании должен указать в издаваемом приказе.

Обычно в состав комиссии входят:

1. Руководитель предприятия;
2. Бухгалтер;
3. Ответственные за хранение ТМЦ и нематериальных ценностей;
4. Профессиональные аудиторы (по желанию);
5. Сотрудники организации.

Это означает, что в акте должны стоять ФИО и подписи всех участников инвентаризации. Члены комиссии вправе делать письменные замечания и уточнения. Обязательным условием также является личное присутствие лиц, отмеченных в приказе руководителя. Если кого-то не будет на месте, равно как в акте не окажется чьей-то подписи – мероприятие нельзя считать проведенным. А данные отчётов могут быть признаны недействительными.

Если в работе комиссии случается перерыв, необходимо ограничить доступ к документации. Обычно её кладут на сохранение в сейф или шкафчик с запирающимся замком. Помещение офиса или магазина могут опечатать на время перерыва (например, ночью). Посторонние не должны иметь доступ к результатам проверки – во избежание подтасовки сведений.

Как составить акт инвентаризации?

Перед проверкой нужно подобрать форму акта и установить точный состав комиссии. Далее пойдут только подсчеты и сравнения.

Форма

Акт составляется в строго в письменной форме. Обычно используют готовый электронный бланк в формате *xlm. Достаточно вбить в Excel нужные значения, и он выдаст образец для печати. Допускается и заполнение листа А4 от руки.

Форма акта о результатах инвентаризации зависит от разновидности ценностей. Универсального и единого шаблона на все активы и обязательства компании не предусмотрено – в силу п. 1.2 Постановления Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 года.

Например, если нужно посчитать основные средства, используется форма акта ИНВ-1. Для нематериальных активов (товарный знак, лицензии) следует подготовить форму ИНВ-1а. Товары вбиваются в форму ИНВ-3, а драгметаллы – в ИНВ-8. Даже для задолженностей и обязательств компании предусмотрена отдельная форма – ИВН-17.

Если того требует ситуация, ответственные лица могут вносить в унифицированную форму новые пункты или изменения. При этом запрещается удалять реквизиты документов (но можно добавлять в форме новые строки).

Содержание

Выбранную форму нужно заполнить:

1. «Шапка документа» – наименование организации, коды по ОКУД и ОКПО, дата начала и окончания процесса инвентаризации, а также реквизиты документа-основания (приказа, постановления или распоряжения) реквизиты приказа о ее назначении и период проведения инвентаризации;
2. Основная часть – отметить тип ценностей (ТМЦ, денежные средства, драгоценные металлы, дебиторская задолженность), их местонахождение (офис, склад, цех), количество или стоимость;
3. ФИО материально ответственных лиц, например – главбух, заведующий складом и т.д.
4. Результаты инвентаризации;
5. ФИО и должности членов комиссии + подписи с их расшифровками;
6. Дата и год проведения мероприятия.

Акт о результатах проверки составляется в 2-х экземплярах – оба заверяются экспертной комиссией. Один уйдет в бухгалтерскую отчетность, а второй останется у материально ответственного лица. Впоследствии можно будет поднять данные проверки в любое время.

Необходимые документы

Составленный акт не будет иметь юридической силу без сопутствующих документов:

1. приказ, постановление или распоряжение о проведении инвентаризации на объекте;
2. опись – с подробностями по каждой позиции ТМЦ, нематериальных ценностей, денежных средств или обязательств;
3. сличительная ведомость – приложение к акту, где фиксируются излишки или недостачи в ходе инвентаризации.

Таким образом формируется общий пакет документов, который и отражает результаты инвентаризации в компании.